Teamplanung & Dienstplanung für Mitarbeiter - TimelyChurch

Intelligente Auto-Planung

Ihr Dienstplan füllt sich wie von selbst

Unser intelligentes Planungssystem berücksichtigt Verfügbarkeit, bisherige Einsätze, Vorlieben und Fähigkeiten – und schlägt automatisch die beste Person für jede Position vor. Prüfen und bestätigen Sie mit einem Klick.

Berücksichtigt Verfügbarkeiten

Eingeplant werden nur Mitarbeiter, die sich für diesen Termin als verfügbar eingetragen haben.

Faire Rotation

Verteilt Einsätze automatisch gleichmäßig, damit niemand überlastet wird.

Passende Fähigkeiten

Besetzt Positionen mit qualifizierten Mitarbeitern – passend zu ihren Fähigkeiten und ihrer Ausbildung.

Konflikterkennung

Erkennt Doppelbelegungen und Terminkonflikte automatisch und warnt Sie rechtzeitig.

Vorschläge der Auto-Planung

2. Februar 2025 – Sonntagsgottesdienst

SM

Sarah Mitchell

Lobpreisleitung

95%

Übereinstimmung

DK

David Kim

Leadgitarre

88%

Übereinstimmung

CL

Chris Lee

Schlagzeug

72%

Übereinstimmung

app.timelychurch.com/events/matrix

Dienstplan-Raster mit den Diensten pro Woche – bestätigte, ausstehende und abgesagte Einsätze über alle Sonntagsgottesdienste hinweg

Dienstplan-Raster & Auto-Fill

Jede Woche auf einen Blick – und mit einem Klick gefüllt

Das Dienstplan-Raster zeigt Ihren gesamten Dienstplan Woche für Woche. Wechseln Sie zwischen 4-, 8- und 12-Wochen-Ansichten, um einen Monat vorauszuplanen oder gleich das ganze Quartal abzudecken. Jede offene Position ist sofort sichtbar – und ein Klick auf Auto-Fill schließt sie alle.

4-, 8- und 12-Wochen-Ansichten

Wechseln Sie zwischen den Ansichten und behalten Sie das Gesamtbild im Blick: Wer ist im Dienst, welche Positionen sind offen und wie weit im Voraus ist Ihr Plan gefüllt.

Auto-Fill mit fairer Rotation – ein Klick genügt

Auto-Fill besetzt jede offene Position mit dem passenden Mitarbeiter – nach einem fairen Rotationsprinzip. Das System merkt sich, wer zuletzt im Einsatz war, damit nicht immer dieselben gefragt werden und auch stillere Mitglieder an die Reihe kommen.

Als PDF exportieren

Drucken oder teilen Sie den kompletten Dienstplan als übersichtliches PDF – praktisch für Teamleiter, den Gemeindebrief oder den Aushang hinter der Bühne.

Mitarbeiter bestätigen per Telegram

Sobald der Plan veröffentlicht ist, erhält jeder Mitarbeiter eine Telegram-Nachricht mit seinem Einsatz und antwortet einfach mit Ja / Nein / Später. Auch eine Vertretung oder ein Tausch lässt sich direkt im Chat anfragen – ganz ohne Login.

So sieht es in Telegram aus

Hallo Sarah! Du bist am Sonntag, 16. Februar um 10:00 Uhr als Lobpreisleitung eingeplant. Bist du dabei?

Ja, ich bin dabei Nein, bitte Vertretung Später

Teams & Positionen

Organisieren Sie Ihre Dienstteams

Erstellen Sie Teams für jeden Dienstbereich. Definieren Sie Positionen, benennen Sie Leiter und legen Sie fest, wer wo mitarbeiten kann – vom Lobpreis über den Kinderdienst bis zum Technik-Team.

Lobpreis-Team

Lobpreisleitung, Musiker, Sänger, Tontechnik, Projektion und mehr.

Lobpreisleitung Leadgitarre Schlagzeug +5 weitere

Kinderdienst

Lehrer, Helfer, Check-In-Mitarbeiter, Krabbelgruppen-Betreuer und Programmleiter.

Hauptlehrer Helfer Check-In +3 weitere

Technik-Team

Tontechnik, Projektion, Livestream, Kamera und Lichttechnik.

Ton Projektion Livestream +2 weitere

Erstellen Sie unbegrenzt viele Teams und Positionen für jeden Dienstbereich.

Begrüßungsteam, Ordner, Bewirtung, Parkdienst, Sicherheitsdienst, Gebetsteam und mehr.

Meine Verfügbarkeit

Februar 2025

So

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Di

Mi

Do

Fr

Sa

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21

22

23

Verfügbar

Nicht verfügbar

Verfügbarkeiten

Immer wissen, wer verfügbar ist

Mitarbeiter tragen ihre Verfügbarkeit selbst in einen leicht bedienbaren Kalender ein. Schluss mit dem E-Mail-Hin-und-Her à la „Kannst du diesen Sonntag?“

Einfach selbst eintragen

Urlaub, Reisen oder belegte Termine tragen Mitarbeiter einfach selbst ein.

Wiederkehrende Verfügbarkeit

Legen Sie wiederkehrende Muster fest, z. B. „jeden zweiten Sonntag verfügbar“.

Mobil optimiert

Verfügbarkeit jederzeit und von jedem Gerät aus aktualisieren.

Automatische Benachrichtigungen

Kein Einsatz wird mehr vergessen

Automatische E-Mail-Erinnerungen sorgen dafür, dass jeder weiß, wann und wo er dran ist. Weniger Ausfälle, weniger Last-Minute-Stress.

E-Mail-Erinnerungen

Automatische Erinnerungen 7 Tage und 1 Tag vor jedem Einsatz.

Web-Push-Benachrichtigungen

Fügen Sie TimelyChurch zum Startbildschirm hinzu – ganz ohne App-Download (funktioniert auf iOS und Android).

Zusagen/Absagen

Zu- oder Absage mit einem Klick – inklusive automatischer Vertretungssuche.

Tauschanfragen

Mitarbeiter können Dienste mit qualifizierten Teammitgliedern tauschen.

Dienstplan-Erinnerung Gerade eben

Du bist diesen Sonntag um 10:00 Uhr als Leadgitarre eingeplant. Bitte bestätige deine Teilnahme.

Tauschanfrage Vor 2 Stunden

Sarah Mitchell möchte ihren Dienst am 9. Februar mit dir tauschen. Möchtest du annehmen?

Bestätigt Gestern

Deine Teilnahme am 26. Januar ist bestätigt. Bis dann!

Dienstplan-Vorlagen

Einmal anlegen, immer wieder nutzen

Speichern Sie Ihre üblichen Team-Besetzungen als Vorlagen und erstellen Sie Dienstpläne für einen ganzen Monat oder ein Quartal in Sekunden.

Regulärer Sonntagsgottesdienst

Standardvorlage für die Teams Ihres wöchentlichen Sonntagsgottesdienstes.

Lobpreis-Team 6 Positionen

Technik-Team 3 Positionen

Kinderdienst 8 Positionen

Begrüßungsteam 4 Positionen

Sonderveranstaltung

Vorlage für Festgottesdienste, Konzerte oder Gemeindeveranstaltungen mit erhöhtem Bedarf.

Erweitertes Lobpreis-Team 10 Positionen

Komplette Technik-Crew 6 Positionen

Kinderdienst 12 Positionen

Bewirtung & Parkdienst 8 Positionen

Bereit, Ihre Dienstplanung zu vereinfachen?

Schließen Sie sich den Gemeinden an, die ihre Teamplanung mit TimelyChurch auf ein neues Level gehoben haben.

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