Planificación de Equipos y Programación de Voluntarios - TimelyChurch

Auto-programación inteligente

Deja que la programación inteligente complete tu horario

Nuestro sistema inteligente tiene en cuenta la disponibilidad, el historial de rotación, las preferencias y las habilidades para sugerir automáticamente a la mejor persona para cada posición. Revisa y aprueba con un solo clic.

Respeta la disponibilidad

Solo programa a los voluntarios que se marcaron como disponibles para esa fecha.

Rotación justa

Distribuye las asignaciones de forma equitativa para que nadie se agote.

Asignación por habilidades

Asigna voluntarios calificados a cada posición según sus habilidades y capacitación.

Detección de conflictos

Detecta y avisa automáticamente sobre asignaciones dobles y conflictos.

Sugerencias de auto-programación

2 de febrero de 2025 - Servicio dominical

SM

Sarah Mitchell

Líder de alabanza

95%

Compatibilidad

DK

David Kim

Guitarra líder

88%

Compatibilidad

CL

Chris Lee

Batería

72%

Compatibilidad

app.timelychurch.com/events/matrix

Cuadrícula de horarios de voluntarios que muestra quién sirve cada semana, con estados de confirmado, pendiente y rechazado en los servicios dominicales

Cuadrícula de Horarios y Autocompletar

Ve cada semana de un vistazo — y complétala con un solo clic

La cuadrícula de horarios de voluntarios muestra todo tu equipo semana por semana. Cambia entre vistas de 4, 8 o 12 semanas para planificar el próximo mes o trazar el trimestre completo. Cada posición vacía se ve de un vistazo — y un clic en Autocompletar las cubre todas.

Vistas de 4 / 8 / 12 semanas

Alterna entre vistas para ver el panorama completo: quién sirve, qué posiciones están vacías y hasta dónde está cubierto tu horario.

Autocompletar con un clic y rotación justa

Autocompletar coloca al voluntario adecuado en cada posición vacía con un algoritmo de rotación justa: registra quién ha servido recientemente para que nunca se sobrecargue a las mismas personas y los miembros más callados también tengan su turno.

Exportación a PDF

Imprime o comparte un PDF limpio del horario completo: ideal para los líderes de equipo, el boletín o para colgarlo tras el escenario.

Los voluntarios confirman por Telegram

Al publicarse el horario, cada voluntario recibe un mensaje de Telegram con su asignación y una respuesta sencilla: Sí / No / Posponer. También pueden pedir un suplente o un intercambio, directamente en el chat, sin iniciar sesión en ningún lado.

Así se ve en Telegram

¡Hola, Sarah! Estás programada como Líder de alabanza el domingo 16 de febrero a las 10:00 a. m. ¿Podrás asistir?

Sí, allí estaré No, busca suplente Posponer

Equipos y posiciones

Organiza tus equipos de ministerio

Crea equipos para cada área de ministerio. Define posiciones, asigna líderes y gestiona quién puede servir en cada lugar. Desde la alabanza hasta el ministerio infantil y el equipo técnico.

Equipo de Alabanza

Líder de alabanza, músicos, vocalistas, técnico de sonido, operador de proyección y más.

Líder de alabanza Guitarra líder Batería +5 más

Ministerio Infantil

Maestros, ayudantes, voluntarios de check-in, cuidadores de la sala cuna y líderes de actividades.

Maestro principal Ayudante Check-In +3 más

Equipo Técnico

Ingeniero de sonido, proyección, transmisión en vivo, cámaras y técnicos de iluminación.

Sonido Proyección Transmisión +2 más

Crea equipos y posiciones ilimitados para cada área de ministerio.

Equipo de bienvenida, ujieres, hospitalidad, estacionamiento, seguridad, equipo de oración y más.

Mi disponibilidad

Febrero de 2025

Dom

Lun

Mar

Mié

Jue

Vie

Sáb

26

27

28

29

30

31

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

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14

15

16

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18

19

20

21

22

23

Disponible

No disponible

Control de disponibilidad

Siempre sabrás quién está disponible

Los voluntarios definen su propia disponibilidad en un calendario fácil de usar. Se acabaron los correos de ida y vuelta preguntando «¿Puedes servir este domingo?»

Actualización autónoma

Los voluntarios pueden marcar por sí mismos sus vacaciones, viajes o fechas ocupadas.

Disponibilidad recurrente

Configura patrones recurrentes como «Disponible cada dos domingos».

Compatible con móviles

Actualiza tu disponibilidad desde cualquier dispositivo, en cualquier momento.

Notificaciones automáticas

Nadie vuelve a olvidar su asignación

Los recordatorios automáticos por correo aseguran que todos sepan cuándo y dónde sirven. Reduce las ausencias y las carreras de último minuto.

Recordatorios por correo

Recordatorios automáticos 7 días y 1 día antes de cada asignación.

Notificaciones push web

Agrega TimelyChurch a tu pantalla de inicio, sin descargar ninguna app (funciona en iOS y Android).

Confirmar/Rechazar

Confirmación o rechazo con un clic y búsqueda automática de suplente.

Solicitudes de intercambio

Los voluntarios pueden proponer intercambios con compañeros de equipo calificados.

Recordatorio de horario Ahora mismo

Estás programado para servir como Guitarra líder este domingo a las 10:00 a. m. Por favor, confirma tu asistencia.

Solicitud de intercambio Hace 2 horas

Sarah Mitchell quiere intercambiar contigo su turno del 9 de febrero. ¿Deseas aceptar?

Confirmado Ayer

Tu asistencia para el 26 de enero quedó confirmada. ¡Nos vemos allí!

Plantillas de horarios

Crea una vez, reutiliza para siempre

Guarda tus configuraciones de equipo habituales como plantillas. Genera los horarios de todo un mes o de un trimestre en segundos.

Servicio dominical regular

Plantilla estándar con los equipos que necesita tu servicio dominical de cada semana.

Equipo de Alabanza 6 posiciones

Equipo Técnico 3 posiciones

Ministerio Infantil 8 posiciones

Equipo de Bienvenida 4 posiciones

Evento especial

Plantilla para servicios festivos, conciertos o eventos comunitarios con necesidades extra.

Equipo de Alabanza ampliado 10 posiciones

Equipo Técnico completo 6 posiciones

Ministerio Infantil 12 posiciones

Hospitalidad y Estacionamiento 8 posiciones

¿Listo para simplificar la programación de tus voluntarios?

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